Altijd bereikbaar: wat doet dat met werk en privé?

‘Working 9 to 5, what a way to make a living’ zong Dolly Parton in haar radiohit over het kantoorleven. Toen zij dit in 1980 zong, zag kantoorwerk er ook echt zo uit: je klokte in om 9, om 5 uur terug naar het thuisfront, en de volgende ochtend pakte je het werk samen weer op. Thuis kon je hoogstens wat papierwerk afkrijgen of een noodbelletje van de baas krijgen.

Die realiteit is de afgelopen twintig jaar flink veranderd. Met de komst van de BlackBerry begin deze eeuw namen mensen hun werk mee in hun broekzak. Smartphones maakten dat nog makkelijker, en dat ging twee kanten op: tijdens werkuren lag je hele privéleven ook opeens aan je vingertoppen, tot pushmeldingen aan toe. Wie zich niet afschermt, krijgt op kantoor een ‘ping!’ van vrienden en thuis een ‘bzzt’ van de manager. De grens tussen werk en privé vervaagde. Voor kenniswerkers is de moderne werkdag al lang niet meer beperkt tot de muren en tijden van het kantoor, blijkt ook uit een opiniepeiling van EenVandaag. Daarin zei twee derde van de deelnemers dat ze ’s avonds of in het weekend toch hun werkberichten lezen. Van Dolly Partons 9 to 5 blijft zo weinig over.

Rusteloos

Dat hoeft geen slechte zaak te zijn, vertelt Daantje Derks, hoogleraar Arbeidpsychologie aan de Erasmus Universiteit. In haar boek ‘Altijd aan: Over onze haat-liefde-verhouding met de smartphone’ weerlegt ze het idee dat deze technologie een soort kwaad is dat ons wordt opgelegd. “We hebben de smartphone bewust omarmd, omdat het ons enorm veel oplevert”, legt ze uit. “Dat we ons werk altijd en overal kunnen doen, geeft ons autonomie. Zelf ben ik moeder van twee kinderen. Die rol kan ik beter oppakken door eerder naar huis te gaan en ’s avonds door te werken.”

Die controle over de werkdag geeft rust in het hoofd, zegt de helft van het opiniepanel. Maar de andere helft vindt die bereikbaarheid juist heel vervelend. Een werkmailtje valt ’s avonds te negeren, maar een belletje of appje al minder. Zeker als het je leidinggevende is.

Dit soort onderbrekingen van je privéleven zijn allesbehalve onschuldig, vertelt Derks. “Tijdens werk lever je een inspanning. Het stresshormoon cortisol komt vrij en je hartslag en bloeddruk gaan omhoog. Dat is heel normaal, maar je lichaam moet er wel van herstellen. Daarvoor moet je mentaal écht kunnen ontkoppelen van je werk. Een appje van je collega, terwijl je op de bank zit, verstoort dat proces.” Uit meerdere studies, blijkt dat mensen die ’s avonds hun smartphone gebruiken voor werk minder tot rust komen. Ze gaan met een hogere bloeddruk en een onrustiger hoofd naar bed, en beginnen vermoeider aan hun volgende werkdag.

Als dat een paar dagen aanhoudt, bijvoorbeeld tijdens een drukke week, kun je daar prima van herstellen, vertelt Derks. “Maar als werknemers structureel niet uitrusten na werk, omdat ze gewend zijn altijd bereikbaar te zijn, kan dat tot uitputting en burn-out leiden. Het is dus in iedereens belang, waaronder die van de werkgever, dat werknemers thuis écht kunnen ontkoppelen.” Ook als dat betekent dat er even minder vaart in een project zit.

Cultuursverandering

Als leidinggevende denk je misschien: “Makkelijk opgelost! Ik verbied mijn team om buiten kantoortijd te mailen of appen.” Toch werkt dat zelden, volgens Derks. Ze wijst op het voorbeeld van Volkswagen, dat in 2012 besloot e-mailservers buiten werktijd te sluiten. “Goed bedoeld, maar werknemers vonden al snel manieren om het verbod te omzeilen. Mensen willen zelf bepalen hoe en wanneer ze werken. Die autonomie moet je ze niet afpakken.”

De oplossing ligt niet in harde regels en verboden, maar in cultuur, stelt Derks. Als het binnen je team normaal is om elkaar ’s avonds te appen, wil niemand daar de uitzondering in zijn. Die gewoontes moet je samen doorbreken, door in gesprek te gaan. Vraag je team: willen we dit anders doen? Kijk daarbij ook kritisch naar je eigen gedrag, voegt ze toe. Je kunt wel nobel roepen dat je van je team niet verwacht dat ze altijd bereikbaar zijn, maar als je er ’s avonds zelf mails en berichten uitstuurt, legt dat toch een bepaalde druk bij je collega’s. Zelf tekent Derks haar e-mails af met een disclaimer: voel je op geen enkele manier verplicht om buiten je werktijden op mijn berichten te reageren.

Het mes van het moderne internet snijdt aan twee kanten: ons werk gaat mee naar huis, maar ons privéleven dringt ook ons kantoor binnen. Tegenwoordig krijg je tijdens vergaderingen elke scheet in de groepsapp van je hockeyteam mee of ben je de halve werkdag een vakantie aan het boeken. Negen op de tien Nederlandse werknemers is onder werktijd ook bezig met privézaken, vooral via appjes en mailtjes (78%), maar ook via social media (35%) en websurfen (29%).

Mentale energie 

Die afleiding bestond al toen we vorige eeuw hartenjagen speelden op onze werk-pc’s, maar de smartphone en laptop maken het eindeloos én opdringerig. Pushmeldingen vragen continu om aandacht. En zelfs als je meldingen uitstaan, kan één privé-appje je aandacht grijpen terwijl je eigenlijk een collega wilde appen.

We onderschatten vaak het effect hiervan, zegt aandacht-onderzoeker Stefan van der Stigchel van de Universiteit Utrecht. “Je hoofd kan maar één taak tegelijk aan. Als meerdere dingen om aandacht vragen, moet je schakelen. Elke task-switch kost mentale energie.” Wie dat tientallen keren per dag doet omdat de telefoon steeds lonkt, raakt sneller vermoeid.

Als jij dus denkt dat je prima kunt opletten bij het maandagoverleg én tegelijk je appjes kunt checken, heeft van der Stigchel slecht nieuws voor je. En over slecht nieuws gesproken: een privébericht dat je emotioneel raakt, slaat een nóg diepere krater in je focus. Probeer dat jaarverslag maar eens op te pakken als je partner net appt dat jullie vanavond ‘even moeten praten’.

Cyberslacking

Toch kunnen we die meldingen niet alle schuld geven. We zijn namelijk natuurtalenten in zélf de afleiding opzoeken. Soms is het nuttig, zegt van der Stigchel. Even een tennisbaan boeken of afstemmen hoe laat je thuis bent. “Doe dat vooral, want anders blijft het in je hoofd hangen en wordt dát de afleiding.” Maar we slaan er makkelijk in door, vooral als we een taak uitstellen. Dan wordt het cyberslacking; werkontwijkend gedrag. Met eindeloze webshops, chats en social media binnen handbereik, vergt het soms discipline om níet af te dwalen.

De gevolgen van al deze onderbrekingen en tijdverspilling zijn niet te onderschatten, weet Derks. Ze publiceerde onlangs een paper waarin werknemers een dagboek bijhielden. Op dagen met meer afleiding door privézaken kwamen ze – niet verrassend – minder goed aan hun taken toe. Ze gingen gefrustreerd naar huis en konden hun werk ’s avonds minder goed loslaten.

Balans

Moeten we dan toch streven naar Dolly Partons 9 to 5? Moeten werk en privé twee gescheiden werelden zijn? Zeker niet, concluderen zowel Derks als van der Stigchel. Het draait om balans: blijf voordeel halen uit je online verbinding, maar bescherm jezelf tegen de valkuilen. Die verantwoordelijkheid ligt bij jezelf.

Gelukkig kun je met simpele ingrepen een groot verschil maken. Zorg bijvoorbeeld dat je privé- en werkberichten niet op dezelfde plek binnenkomen, en stel een ‘werk’ en ‘privé’-modus op je smartphone in. Maak ook afspraken zodat je elkaar controleert. Met collega’s, maar ook met je gezin, partner of huisgenoot: bijvoorbeeld, na 21u gaat de laptop dicht. Je brein zal je dankbaar zijn.