Steeds meer organisaties proberen hun afhankelijkheid van Big Tech te verkleinen. Zo zoeken ze naar Europese alternatieven voor digitale kantoorsoftware als Microsoft 365 (waaronder de apps Teams, Excel en Word vallen) en Google Workspace. De naam van het Duitse Nextcloud duikt hierbij regelmatig op, bijvoorbeeld in de meerjarenplannen van de gemeente Amsterdam en bij een pilotproject bij de TU Delft. De meeste organisaties gaan de beginfase in, maar dichtbij de Duitse grens werken twee ziekenhuizen van ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) al jaren met Nextcloud. 

In de kantoren van ZGT was de vraag naar een nieuw samenwerkingsplatform in 2019 steeds vaker te horen. In plaats van tientallen mailtjes met verschillende documentenversies uitwisselen wilde het personeel met elkaar, tegelijkertijd, in dezelfde documentjes kunnen werken. Andere organisaties verplaatsen in dat geval hun documentjes naar de Amerikaanse cloud, maar voor ICT-manager Jeroen Agten was dat niet voor de hand liggend. Hij wil de software zelf kunnen draaien, zodat ZGT regie behoudt over de eigen omgeving. “Je kan een ziekenhuis niet gemakkelijk uitbesteden. Als je dan een storing hebt op vrijdagavond, kan het zomaar twee uur duren voordat jouw ICT-dienstverlener op locatie komt. En dan is de storingsoorzaak nog niet eens gevonden. Dat kan je je niet permitteren; de zorg moet doorgaan.”

ZGT beschikt op dat moment al over interne datacentra die in de jaren negentig zijn aangelegd. De twee ziekenhuislocaties, in Almelo en Hengelo, zijn verbonden met (ongedeelde) glasvezelkabels. Met die infrastructuur heeft Agten genoeg redenen om de opslag niet uit te besteden naar een cloud. “Als je zelf al een koophuis hebt, is het raar als je een appartement ernaast gaat huren.” ZGT kiest ervoor om de cloud binnen de eigen muren te draaien: een on-premise oplossing.

Opstapje

Als jij je data opslaat in de cloud, parkeer je je documenten en foto’s in een datacenter soms wel honderden kilometers verderop. De computers waarop die gegevens staan, deel je met anderen. Zo kennen we de publieke cloud: diensten als Onedrive, iCloud en Google Drive. Het is ook mogelijk om een ongedeelde opslagruimte te reserveren bij een ICT-dienstverlener. Sommige ziekenhuizen slaan hun data op in zo’n privécloud. ZGT daarentegen houdt de data op eigen terrein, maar wel met de functionaliteiten van de cloud. Eigenlijk is deze oplossing dan ook geen cloud te noemen, want die zweeft namelijk altijd ergens off-premise.

Om zelf die interne ‘cloud’ te beginnen had ZGT wel een opstapje nodig. Na een succesvol pilotproject  koos ZGT voor de software van Nextcloud. “We kwamen daar eigenlijk al snel terecht. Het is een platform dat je zelf kan draaien. Je kan samenwerken in documenten, chatten en bestanden delen met externen. En je kan zelf bepalen wie waar toegang heeft.” De software is ook opensource, wat inhoudt dat het bouwplan van de cloud volledig openbaar is. Zo kan iedereen dus controleren of er geen geheime gang is waar gevoelige data doorheen wordt gesmokkeld. Bij Big Tech-oplossingen kan je dat bouwplan niet inzien.

Als je zelf de touwtjes in handen wilt houden, moet je ook zelf voorkomen dat ze breken. Denk aan beheer, systeemonderhoud, maar ook de beveiliging moet op orde zijn. Doe je dat niet, dan riskeer je datalekken of een gijzeling van je bestanden (ransomware). Je moet er maar net de middelen en het personeel voor hebben. Agten ziet daarom dat veel organisaties vanuit noodzaak naar Big Tech zijn gestapt. “Het is een luxe dat wij dat nooit hebben hoeven doen.”

Podium

ZGT lanceerde de nieuwe cloud en zette de alternatieve documentensoftware Onlyoffice op de computers. Klaar is Kees, zou je denken. Maar het werk was nog niet afgelopen: de collega’s moesten nog op de hoogte worden gesteld. Met die implementatiestap had Agten de meeste moeite: “Dat is echt een andere tak van sport. Dan ben je bij mijn technische afdeling aan het verkeerde adres.” Ook al doen de knopjes in de Nextcloud-omgeving redelijk hetzelfde, ze zien er wel allemaal net anders uit. “Voor sommigen is die stap best wel groot, daar moet je echt de aandacht voor hebben.” Zijn technische club had zichtbaarder kunnen zijn door meer uitleg te geven, erkent hij. “Dan hadden we de nieuwe systemen veel beter kunnen benutten. Wij hebben te weinig het podium gepakt.” Agten betwijfelt daarom of veel collega’s Nextcloud gebruiken, zowel op de vloer als bij de ondersteunende afdelingen. “Er zijn nog een aantal afdelingen die in de structuur zitten van meerdere documentjes aanmaken om versie één, twee of drie bij te houden, terwijl de cloud dat natuurlijk automatisch doet.”

Ondanks de uitdagingen rondom de implementatie is Agten te spreken over de huidige inrichting van de systemen. “Bij de primaire systemen waarvan de zorg afhankelijk is, maken we geen gebruik van Big Tech-cloudoplossingen.” Dan kan je denken aan bijvoorbeeld de verpleegoproep, opslag van röntgenfoto’s, telefonie en het elektronisch patiëntendossier (EPD). “Ons ziekenhuis kan tijdens een grote internetstoring gewoon openblijven.”

Is Nextcloud hiermee dan dé soevereine cloudoplossing? Mogelijk wel, maar je weet nooit wat de toekomst brengt, vindt Agten. Volgens hem is er gewoon geen unieke oplossing. “Wij zijn nooit getrouwd met één leverancier. Bij elke nieuwe ICT-aankoop stellen we onszelf de vraag hoe we er weer weg komen.” Die exitstrategie kan voorkomen dat je vastgenageld bent. Maar zolang het Big Tech-alternatief draait in de serverkasten van ZGT, zoekt Agten naar manieren om meer collega’s op dat Nextcloud-icoontje te laten klikken. Daarmee heeft hij al een succesvolle poging gewaagd. “Na een groot personeelsfeest hebben we ervoor gekozen om alle foto’s te delen op Nextcloud, toen hadden we opeens veel meer logins.” Dat moet nu alleen nog gewoonte worden.